Das neue Spektrum der Live-Kommunikation

Heutzutage ist unser Kalender gefüllt mit physischen, virtuellen und hybriden Einträgen. Als Teilnehmer machen wir uns selten Gedanken über die Art des Eventformats. Wir spüren einfach, ob uns das Event als solches gut gefallen hat oder nicht. In der Planung von Events ist die Wahl des Formats jedoch ein wichtiger Schritt, der sich massgeblich auf den Event auswirkt. In diesem Artikel stellen wir die typischen Charakteristiken der drei Eventformate gegenüber, um eine erste Orientierung zu geben.

Physische Events 

Das Original unter den Veranstaltungsformaten müssen wir eigentlich nicht wirklich definieren: Menschen kommen an einem realen Ort zusammen und machen eine gemeinsame Erfahrung. Physische Veranstaltungen möchten meistens besondere, einmalige Erlebnisse schaffen, bei denen man dabei sein muss und es gibt so viele verschiedene Gründe, sie durchzuführen! Daher ist die Vielfalt groß: Allein in unserer Agenturgeschichte umfasst die Palette der physischen Veranstaltungen kleine Zusammenkünfte, Abendessen, Workshops, Eröffnungen, Feiern, Aktivierungen, Jubiläen… einfach alles, was das Herz begehrt.

Manchmal scheint es, als gäbe es nichts, was nicht möglich wäre, denn die einzigen Beschränkungen sind der reale Raum, die Gesetze der Physik und das Budget. Physische Events sind das einzige Format, das sämtliche menschlichen Sinne ansprechen kann, was es relativ einfach macht, Emotionen zu wecken. Sie sind gleichermassen im Vorteil, wenn Sie eine intime Atmosphäre oder ein großes Spektakel schaffen wollen. Sie sind besonders geeignet, wenn Sie ermutigen, motivieren und inspirieren wollen.

Die letzten Jahre haben neue Bedingungen für die Zusammenführung von Menschen in einem physischen Raum geschaffen und viele Veranstalter dazu gezwungen, stattdessen digitale Formate zu entwickeln. Noch bedeutender ist jedoch, dass sich physische Veranstaltungen ohnehin seit einigen Jahren zu modularen Berührungspunkten in einer mehr und mehr kanalübergreifenden Kommunikation entwickeln. Ein modernes physisches Event ist fast immer mit digitalen Tools und Touchpoints verbunden. Für uns hat der Weg zu mehr digitalen, innovativen Veranstaltungsformaten daher schon weit vor 2020 begonnen und wir sehen darin eine spannende Entwicklung in der Branche.

Virtuelle Events 

Im Gegensatz zu physischen Veranstaltungen kommen bei digitalen Veranstaltungsformaten keine Menschen mehr im realen Raum zusammen. Stattdessen findet die gesamte Veranstaltung von Anfang bis Ende in einem vorgegebenen digitalen Raum statt. Dank unzähliger technologischen Werkzeugen beginnt das Spektrum digitaler Veranstaltungen heute bei einem eher TV-ähnlichen Format, bei dem eine Quelle an viele passive Zuschauer sendet. Auf der anderen Seite des Spektrums stehen hochwertige virtuelle Erlebnisse mit viel Echtzeit-Interaktion zwischen den Teilnehmern. Dazwischen ist für jeden etwas dabei.

Die Vorteile digitaler Veranstaltungen sind verlockend und fordern zur Innovation heraus: In der digitalen Welt sind wir nicht durch dieselben Realitäten eingeschränkt wie in der physischen Welt. Wenn es um die Inszenierung geht, kann man buchstäblich alles erschaffen, was man sich vorstellen kann – die digitale Welt ist ein wahrhaft freier Kreativraum. Außerdem war es noch nie so einfach, eine Gruppe zusammenzubringen, die geografisch weit verstreut ist.

Digitalen Veranstaltungen wird oft vorgeworfen, sie seien weniger unterhaltsam als ihre physischen Gegenstücke. Es ist in der Tat erwiesen, dass die Aufmerksamkeitsspanne im digitalen Raum viel geringer ist, da E-Mails, Benachrichtigungen und der gesamte Inhalt des Internets nur einen Klick entfernt sind. Außerdem gibt es einige Aspekte physischer Veranstaltungen, die digital noch immer nicht zufriedenstellend nachgebildet werden können, beispielsweise die sensorischen Erfahrungen des Geruchs, des Geschmacks und der Berührung. Oder auch die schwer zu definierende Art und Weise, wie Menschen interagieren, wenn sie sich zum Beispiel auf ein glückliche Zufallsbegegnung einlassen.

Viele dieser Nachteile lassen sich jedoch bereits bei der Konzeption eines digitalen Events berücksichtigen und ausgleichen. Wir verstehen digitale Veranstaltungsformate als eigenes Genre und sehen sie nicht als Kopien von physischen Veranstaltungen. Mit ihren nahezu unendlichen Anpassungsmöglichkeiten sind digitale Eventformate ein universelles Werkzeug in der modernen Live-Kommunikationsstrategie.

Hybride Events

Hybride Veranstaltungen sind definiert als Veranstaltungen, die gleichzeitig on- und offline stattfinden. Sie sind in gewisser Weise das, wohin sich physische Veranstaltungen seit Jahren entwickelt haben – zum Beispiel durch die Einbeziehung digitaler Event-Apps und On-Demand-Inhalten. Daher ist es auch schwierig, genau zu bestimmen, wo physische Veranstaltungen aufhören und hybride beginnen. Letztlich ist die Definition aber weniger von Bedeutung als die wohlüberlegte Wahl der physischen und digitalen Bausteine.

Der größte Vorteil von hybriden Formaten liegt in ihrer Natur als Hybrid: Sie können sich das Beste aus beiden Welten, der physischen und der digitalen, aussuchen. Hybride Veranstaltungen bieten das größte Reichweitenpotenzial und die größte Flexibilität für Veranstalter und Teilnehmer. Hybride Konzepte können zum Beispiel globale Satellitenveranstaltungen zu einer gemeinsamen Eventreise verbinden. Sie ermöglichen es Ihren Teilnehmern, selbst zu entscheiden, wie sie teilnehmen möchten, oder erlauben es physischen Teilnehmern, sich auf Abruf mit konkurrierenden Programmpunkten zu beschäftigen. Mit ihren vielfältigen Touchpoints lassen sich hybride Veranstaltungsformate zudem leicht in crossmediale Kommunikationskampagnen einbinden.

Man könnte annehmen, dass die Planung eines hybriden Events lediglich bedeutet, ein physisches Event mit einer digitalen Kopie desselben Events zu verbinden. Doch wie im Abschnitt über digitale Formate bereits angedeutet, steckt mehr dahinter. Die digitale Eventreise unterscheidet sich von der physischen und muss unabhängig geplant werden. Mit anderen Worten, eine einfache „digitale Kopie“ eines ursprünglich physischen Events wird niemals so gut sein wie eine durchdachte digitale Reise. Dies bedeutet, dass im Wesentlichen zwei separate – aber dennoch verbundene – Customer Journeys konzipiert werden müssen, um eine hybride Event Journey zu bilden.

Die Verschmelzung von physischem und digitalem Publikum zu einem wirklich hybriden Publikum ist folglich eine der größten Herausforderungen bei hybriden Veranstaltungen und in großem Maßstab viel schwieriger zu erreichen. Was bei einer Teambesprechung mit zehn Personen funktionieren mag, bei der einige im Besprechungsraum und andere im Home-Office sind, ist bei Tausenden von Festivalbesuchern viel schwieriger zu erreichen. Ein nahtloses Erlebnis ist der Schlüssel dazu: Die Veranstaltung sollte sich im physischen und im digitalen Raum «gleich anfühlen», und der Übergang zwischen den beiden Bereichen muss so reibungslos wie möglich sein.Wir sind gespannt darauf, mitzuerleben und mitzugestalten, wie sich hybride Veranstaltungen in Zukunft weiterentwickeln werden, jetzt, da sich hybride Veranstaltungsformate stärker etabliert haben.