Better safe than sorry

05/2021 | Unsere Erfahrungen mit Covid-19-Sicherheitskonzepten

Ein Sicherheitskonzept war früher hauptsächlich Grossveranstaltungen vorbehalten – Security, Feuerschutz, Publikums-Management wollte alles gut überlegt und geplant sein. Das Schlagwort «Gesundheit» fiel eher selten. Unsere Learnings nach einem Jahr Pandemie:

Jedes Event profitiert von einem Sicherheitskonzept

Digitale und hybride Formate sind eine gute Lösung, um bereits jetzt sichere Events mit Gästen durchzuführen, so konnten wir dieses Jahr spannende Formate kreieren. Ein Sicherheitskonzept hatten wir selbstverständlich bei jedem dieser Events und nebenbei bemerkt auch für unser Büro. Selbst bei einem volldigitalen Event, müssen vor Ort Inhalte produziert werden. Wo ein Live-Stream ist, da sind unter anderem auch Kameraleute, Technik-Crew, Moderatoren und Speaker. So kommen – auch ohne Gäste – eine beachtliche Anzahl Kontakte zustande. Unsere Mitarbeiter und Eventpartner möchten wir nach bestem Gewissen und Möglichkeiten schützen, denn Sie machen den Event überhaupt erst möglich und können ihre Arbeit nicht so einfach von zu Hause aus erledigen. Ein Sicherheitskonzept gibt hier vor allem Vertrauen, egal wie klein oder digital der Event ist.

Miteinander sprechen

Für die reibungslose Umsetzung eines Sicherheitskonzeptes sind unserer Meinung nach Kommunikation und Organisation die Schlüssel zum Erfolg. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, möglichst früh die Bedürfnisse des Veranstalters, der Location und der Eventpartner abzuholen und ein gemeinsames Sicherheitskonzept auszuarbeiten. So ist sichergestellt, dass alle Parteien die gleichen Informationen erhalten und es am Eventtag keine Missverständnisse gibt. Auch das Wie kann entscheidend sein. Eine schöne Art, die gemeinsamen Regeln mitzuteilen, ist zum Beispiel, den respektvollen Umgang miteinander in den Fokus der Kommunikation zu rücken.

Experten mit ins Boot holen

Bei unseren Events im vergangenen Jahr hat es sich immer bewährt, professionelle Beratung mit einzubeziehen. Eine externe Prüfung des Sicherheitskonzepts durch unser Expertenteam gibt zusätzliches Vertrauen in die Regeln. Eine weitere einfache Massnahme, mit der wir sehr positive Erfahrungen gemacht haben, ist es Medizinstudenten die Schnelltests am Einlass durchführen zu lassen. Die Signalwirkung ist hierbei nicht zu unterschätzen: Nicht nur fühlen wir uns sicherer, sondern auch die Eventteilnehmer fühlen sich gut aufgehoben und setzen das Sicherheitskonzept erfolgreich um.

Gekommen, um zu bleiben

Die Impfungen schreiten voran, die Inzidenzen steigen nicht an, weitere Lockerungen stehen in Aussicht… Man könnte meinen, die Tage von Covid-19-Sicherheitskonzepten seien bereits gezählt. Solange Covid-19 aber nicht durch Impfanstrengungen weltweit ganzheitlich zurückgedrängt wird, kann es immer wieder zu regionalen Ausbrüchen kommen. Als Veranstaltungsorganisatoren haben wir eine gewisse Verantwortung und Vorbildfunktion, da unsere Kernaufgabe nun mal ist, Menschen zusammen zu bringen. Und diese Menschen sollen sich sicher fühlen und gerne zu unseren Events kommen. Wir glauben daher, dass uns das Thema nicht nur im nächsten Winter begleiten wird, sondern eher zu einem neuen Standard wird. Denn wie bei den etablierten Sicherheitsvorkehrungen möchte man lieber gut auf einen Ernstfall vorbereitet sein, der nicht eintritt, als von einem Ereignis überrascht zu werden, dass potentiell grossen Schaden anrichten kann.

Vielleicht nicht immer so streng, hoffentlich bald mit mehr Ausnahmen – aber Infektionsschutz wird bei der Eventplanung in Zukunft selbstverständlich auf jeder Checkliste stehen. Genau wie Feuerschutz und Notausgänge.

Christine Thienemann

Partner | Chief Operating Officer

Nach neun Jahren bei Avantgarde in München und Berlin, hat Christine die Führung des Event Teams bei BMW Motorsport in München und Hinwil übernommen. 2009 ist sie nach Südafrika gezogen, wo sie bei Leo Burnett in Kapstadt als Business Unit Direktor arbeitete.

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